Privacy verklaring

5TRACKS COWORK B.V., 5TRACKS B.V. en 5TRACKS Offices B.V. hierna: ‘Verhuurder’, ‘wij’ of ‘ons’ is actief op het gebied van de verhuur van vastgoed, waaronder in exploitatie van een coworking space in Nederland. In het kader van de verhuur van de panden Platform_B en Platform_C (het Pand) (de Business) verstrekken wij u deze privacyverklaring (de Privacyverklaring).

In het kader van de Business, verzamelen, bewaren, gebruiken en/of verwerken wij persoonsgegevens. Op basis van de toepasselijke wetgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy (zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG)), kwalificeren wij als ‘verwerkingsverantwoordelijke’ met betrekking tot de persoonsgegevens die wij in de context van de Business verwerken.

Wij begrijpen dat uw privacy belangrijk is en dat u het belangrijk vindt hoe uw persoonsgegevens worden gebruikt. Wij respecteren en waarderen uw privacy en zullen persoonsgegevens alleen verzamelen en gebruiken op de manier en voor de doeleinden zoals beschreven in deze Privacyverklaring en in overeenstemming met onze verplichtingen en uw rechten onder de toepasselijke wet- en regelgeving.

De Verhuurders

5TRACKS COWORK B.V.
Geregistreerd in Nederland bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94330328
Adres: Stadsplateau 14, 3521AZ Utrecht

5TRACKS B.V.
Geregistreerd in Nederland bij de Kamer van Koophandel onder nummer 82005109
Adres: Stadsplateau 14, 3521AZ Utrecht

5TRACKS OFFICES B.V.
Geregistreerd in Nederland bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94330336
Adres: Stadsplateau 14, 3521AZ Utrecht

Het Pand
Platform_B
Adres: Stationslaan 398, 4815 GW te Breda

Platform_C
Adres: Stationslaan 226, 4815 GW te Breda

Deze Privacyverklaring is bedoeld om naleving van de Europese en Nederlandse wet- en regelgeving op het gebied van privacy te waarborgen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de AVG en UAVG.

We verzamelen persoonsgegevens van de volgende categorieën betrokkenen:

(a) werknemers, directeuren, functionarissen, aannemers, professionele adviseurs, agenten en gemachtigde vertegenwoordigers van de volgende:

• aannemers;
• dienstverleners;
• huurders; en,
• andere contractspartijen.

(b) personen die het Pand gebruiken, bezoeken of aanwezig zijn in het Pand.

Deze Privacyverklaring legt uit op basis van welke wettelijke grondslag wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken en:

(a) welke persoonsgegevens we verzamelen:
(b) voor welke doeleinden en hoe we dergelijke persoonsgegevens kunnen gebruiken/verwerken;
(c) hoe we de persoonsgegevens verzamelen;
(d) hoe we de persoonsgegevens opslaan;
(e) hoe lang we de persoonsgegevens bewaren; en
(f) wat uw rechten zijn volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy.

We raden u aan deze Privacyverklaring volledig en zorgvuldig te lezen. Van tijd tot tijd kan het nodig zijn om deze Privacyverklaring aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn bij wijzigingen in wet- en regelgeving of als onze activiteiten zodanig veranderen dat dit gevolgen heeft voor de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. In het geval dat de Privacyverklaring wezenlijk en/of substantieel verandert, zullen wij u actief informeren over deze verandering en u de nieuwe versie van de Privacyverklaring verstrekken.

Opmerking: wanneer u ons persoonsgegevens verstrekt over een andere persoon dan uzelf (bijvoorbeeld een vertegenwoordiger, directeur of UBO van het bedrijf dat u vertegenwoordigt), verzoeken wij u de betreffende persoon te voorzien van (een kopie van) deze Privacyverklaring, voordat u zijn/haar persoonsgegevens aan ons verstrekt.

We kunnen uw persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen:
(a) rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u ons uw persoonsgegevens telefonisch, per e-mail, via onze website (www.5tracks.nl), via de 5TRACKS-app, via socials (Instagram, LinkedIn) of via andere correspondentie verstrekt;
(b) rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u of het bedrijf waarvoor u werkt of dat u vertegenwoordigt, zaken met ons doet, bijvoorbeeld door een huur- of dienstverleningsovereenkomst met ons te sluiten;
(c) rechtstreeks van u wanneer u het Pand bewoont, bezoekt of (anderszins) gebruikt;
(d) van derden, bijvoorbeeld als u in dienst bent van, een contract heeft met, vertegenwoordigd bent door of zaken doet met of namens de huurder(s), bezoekers en/of gebruikers van het Pand;
(e) van derden, bijvoorbeeld wanneer wij uw contactgegevens verkrijgen van bedrijven waarmee wij samenwerken (in het kader van onze zakelijke activiteiten, namelijk zakelijke huurders); en
(f) anderszins, bijvoorbeeld uit openbare bronnen zoals het handelsregister, openbare adresboeken of uw website.
Wij verzamelen en verwerken (een deel van) de volgende persoonsgegevens:
(a) persoonlijke gegevens: naam en geboortedatum en -plaats, geslacht, nationaliteit, woonplaats/domicilie, burgerlijke staat, telefoonnummers, e-mailadressen en handtekeningen;
(b) (zakelijke) contactgegevens: inclusief adressen, telefoonnummers en e-mailadressen;
(c) bedrijfsgegevens: bedrijfsinformatie (inclusief contactgegevens van bijvoorbeeld vertegenwoordigers), positie/functie, handtekeningen;
(d) financiële gegevens: zoals betalingsinformatie en bankrekeninggegevens, gegevens over de rekeninghouder, betalingen in het verleden;
(e) kopieën van paspoort, identiteitskaart en/of andere identificatiegegevens;
(f) informatie uit openbare registers, zoals uittreksels uit de Kamer van Koophandel;
(g) informatie met betrekking tot anti witwas- en antimisbruikwetgeving, zoals identificatiegegevens;
(h) gebruikersgegevens: gegevens verzameld over het gebruik van het Pand, zoals het verbruik van energie, het gebruik van parkeerruimte en/of oplaadfaciliteiten;
(i) CCTV-gegevens: gegevens verzameld door CCTV in het Pand; en
(j) toegangsregistratiegegevens: (locatie)gegevens verzameld via persoonlijke toegangskaarten.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een van de volgende wettelijke grondslagen:
(a) indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent (of om de nodige stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst met u), zoals beschreven onder 6(a)-6(b);
(b) als de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zoals hieronder beschreven onder 6(c);
(c) indien de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door ons worden nagestreefd, zoals hieronder beschreven onder 6(e) tot en met 6(j).

Als we uw persoonsgegevens verwerken op basis van uw toestemming (wat het geval kan zijn voor marketingdoeleinden vermeld onder 6(j)), informeren wij u hierbij dat u het recht heeft om uw toestemming te allen tijde in te trekken, zonder dat dit van invloed is op de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming voordat deze werd ingetrokken.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

(a) de overeenkomst (zoals huur-, dienstverlenings-, aannemings- en serviceovereenkomst met betrekking tot het Pand) met jou en/of een rechtspersoon die partij is bij een dergelijke overeenkomst te (kunnen) administreren, uitvoeren en/of beheren;
(b) om (in staat te zijn) diensten te verlenen aan de contractant en te voldoen aan alle contractuele verplichtingen in dat verband (zoals receptie, beveiliging, onderhoud en schoonmaak met betrekking tot het Pand);
(c) om te voldoen aan toepasselijke wettelijke verplichtingen (zoals KYC-verplichtingen);

(d) om administratieve gegevens bij te houden, bijvoorbeeld van huurders, dienstverleners en aannemers;
(e) voor administratieve doeleinden met betrekking tot het gebruik en beheer van het Pand (zoals het monitoren van uw gedrag bij het gebruik van het Pand);
(f) voor financiële administratieve doeleinden, onder andere voor de facturering aan huurders, dienstverleners en andere contractanten;
(g) voor communicatiedoeleinden, zoals het verwerken van en reageren op uw verzoeken, vragen en klachten van en/of waar nodig in het kader van de aan u verleende dienst;
(h) om onze rechtspositie en rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen;
(i) voor analyse- en onderzoeksdoeleinden, bijvoorbeeld met betrekking tot de preventie van fraude en misbruik, maar ook om onze diensten aan u te verbeteren; en
(j) voor marketingdoeleinden, zoals het versturen van nieuwsbrieven en/of marketingevenementen.

Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer opslaan of bewaren dan noodzakelijk in het licht van de doeleinden waarvoor wij ze verwerken. Persoonsgegevens in verband met overeenkomsten die u met ons heeft gesloten, worden bijvoorbeeld bewaard gedurende de looptijd van de overeenkomst en 5 jaar na beëindiging daarvan, en CCTV-gegevens worden in principe bewaard gedurende [• 4 weken]]. Alleen wanneer wij daartoe wettelijk verplicht of gerechtigd zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze belangen in het kader van een gerechtelijke procedure, zullen wij de persoonsgegevens langer bewaren.

Als u specifieke vragen heeft over onze bewaartermijnen en/of ons beleid, neem dan contact met ons op via de contactgegevens in paragraaf 12 hieronder.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met derden indien dit noodzakelijk en legitiem is in het licht van de hierboven aangegeven doeleinden. Deze derden kunnen zijn:
(a) onze groepsentiteiten;
(b) leveranciers van diensten/software;
(c) partijen die betrokken zijn bij de uitvoering of nakoming van een overeenkomst met jou in het kader van (jouw gebruik van) het Pand, parkeerplaatsen en/of onder de huurovereenkomst en serviceovereenkomst, zoals leveranciers, nutsbedrijven en aannemers;
(d) externe adviseurs, zoals juridische adviseurs, accountants, banken, verzekeraars, deskundigen en incassobureaus;
(e) overheden, gerechtelijke en toezichthoudende autoriteiten, zoals de Autoriteit Persoonsgegevens;
(f) externe auditors; en
(g) in uitzonderlijke gevallen kunnen we (een deel van onze) toegangsregistratiegegevens delen met onze (andere) huurders, bijvoorbeeld in geval van diefstal of vandalisme in het Pand.

Deze partijen kunnen zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden of daar actief zijn. Wanneer wij uw persoonsgegevens doorgeven buiten de EER, zullen wij dit doen op basis van passende waarborgen, zoals (i) een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, (ii) de modelcontractbepalingen zoals opgesteld en aangenomen door de Europese Commissie, (iii) een ander geldig doorgiftemechanisme conform de AVG. Voor meer informatie over internationale overdrachten, of om een kopie te ontvangen van de relevante waarborgen die door ons worden toegepast, kunt u contact met ons opnemen via onze contactgegevens, zoals hieronder opgenomen in paragraaf 12.

We hebben technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging en onbevoegde toegang, opslag of andere verwerkingsactiviteiten.

Verder streven we ernaar om uw persoonsgegevens nauwkeurig en up-to-date te houden. In dat verband verzoeken wij u vriendelijk om ons actief op de hoogte te stellen van wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging in uw contactgegevens).

Op basis van de AVG en de UAVG heeft u de volgende rechten:
(a) het recht op toegang tot en informatie over uw persoonsgegevens;
(b) het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens;
(c) het recht op wissen (het recht op vergetelheid);
(d) het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
(e) het recht om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te vragen; en
(f) het recht om uw persoonsgegevens te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbare opmaak en om uw persoonsgegevens door te (laten) geven aan een andere organisatie.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via onze contactgegevens, die hieronder worden vermeld in paragraaf 12. Tot slot heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de lokale autoriteit voor gegevensbescherming. De contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens zijn als volgt: Hoge Nieuwstraat 8 (2514 EL), Den Haag; telefoonnr. +31 (0)88 – 1805 250.

We maken geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.